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岡山城でイベント(テックカンファレンス)を開くためのメモ

夜間天守閣や日中の門を借りる事ができる岡山城で、イベント開催するテクについて後日共有しておいてもらえるとうれしい〜と言われたので、メモです。

公式サイト、大体ここに書いてある。

岡山城天守閣等の夜間利用について - 岡山城

天守

不明門

金持ち向け

  • もし、(宴会のみで)1〜3万円/人に耐えられるなら、天守閣での宴会はANAあたりのホテルに全部投げると良い、レイアウト、配膳、撤収全部やってくれる。
    • (最低開催人数はある、問い合わせてみてください)
  • 不明門はやってくれないので、テックカンファレンスっぽいことやるならそこはがんばらないと駄目
    • (天守閣は、LT以上は困難である)
  • それでもホテルの営業の人は(一般的に言って)努力してくれる事が多いので、いろいろ相談すればあるいは?
  • まあ、金を積めばなんでもできる!!あとは法人格な!!

みんな知りたいであろう、金の話しを最初に書いておきます

私が今回手組みで開催した9.29 岡山城イベントについては

## 収入(というわけではなく、飲食費実費)
+ 200,000円 # 40人 * 5000円 (実際に支払われた金額)

## 支出
- 230,000円 # 食べ物、飲み物、ゴミ処分費用
- 120,000円 # 城、門、PA、プロジェクタなどレンタル費用

## 小計
- 140,000円 # の赤字!

※ 支出には以下を含みます

- 天守閣夜間利用、不明門利用、各種PAや机などOP費用
- プロジェクター一式準備費用
- 懇親会飲食物、カップなど費用費用
  - 生ビール、ジン、ウイスキーなど含む
- ごみ処理費用
- 一部交通費、駐車場費用

※ 支出には以下を含みません

- 生ビールサーバー(生ビール樽除く)費用
- 一部レンタカー費用
- 細々な潜在コスト
  - 主宰が現物持ち込みしたもの(カメラ、各種ケーブル、太鼓等、のべにすると結構高い)
  - 面倒で領収書を切っていないようなもの
  • つまり40万位あれば開催できる!!これが知見です!!
  • 40〜50人規模なら、一人1万位あれば赤になりません!!
    • (飲食ランクをおとして、弁当ゴミ持ち帰りにすれば、6〜7000円位でいけそう)

(えっ、この赤字はどうするのかって?城でみなさんと笑顔でイベントやったことはプライスレスです!(多少カンパ頂きましたが、基本自腹です!))

以下は

オチもなく、本当に開催したい人向けの情報です。

私は東京在住で、岡山には電車でいきました。なので、「最低限のもの」しかハンドキャリーできませんでした。

ほぼすべてのものを現地調達する参考にもなればと思います。

記載の無い事で、聞きたい事があれば、uzullaまでご連絡を。

初心者向けチェックリスト

  • [ ] 会場を契約する(仮予約は契約ではない!
    • [ ] 人数をきめ、その人数分の椅子を用意する
    • [ ] 机もできれば用意する
  • [ ] スタッフを最低3人は集める
    • [ ] いろいろ搬入とか搬出とか決める
  • [ ] プロジェクター・マイクを用意する
    • [ ] 電源ケーブルの長さが足りるか考える
    • [ ] プロジェクターの端子を告知する
      • [ ] 変換を用意する
    • [ ] スクリーンを用意する
  • [ ] ATNDやCONNPASSで募集する
    • [ ] アクセスを考える
    • [ ] 登壇者を集める
    • [ ] タイムテーブルを決める
    • [ ] 宣伝して参加者を集める
  • [ ] (贅沢品)
    • [ ] 名札など
    • [ ] Wifi
    • [ ] 電源
    • [ ] SNS対応などネット対応スタッフ
  • ここから懇親会

  • [ ] スタッフを最低5人集める
  • [ ] 受付・会計役をきめる(あるいは諦める)
  • [ ] 飯をきめる
    • [ ] 店
    • [ ] 搬入方法
    • [ ] ゴミ処分方法
  • [ ] 酒を決める
    • [ ] 店
    • [ ] 搬入方法
    • [ ] 冷却しておく方法
    • [ ] ゴミ処分方法
  • [ ] ごみ処理業者きめる
  • [ ] (必要なら)
    • [ ] マイク
    • [ ] プロジェクター
      • [ ] 電源が届くか
      • [ ] スクリーン
      • [ ] 変換

申請系

  • (前提として、先方は会場貸出を専門に行っている会社ではありません。(経験が浅いので)こちらが積極的にコミュニケーションをとっていきましょう)
  • 現在は公式サイトに資料がまとまっているので、8割の手続きがわかります。料金もわかりやすい。
  • まずは電話して空きを確認し、仮予約。1年先まで。
  • 本予約は1ヶ月前までだが、審査も一応あるっぽいので、早めにすべきだろう。
  • 申請時には、どういったイベントを行うのか書面で出す。
    • IT技術者の学会、セミナー、懇親会です」というと大体通じます
    • また、私は過去数回Y8(やぱちー)というイベントをひらいていたので、それを前例として出した。
  • 本申請時にはFAXまたは郵送の申請が必要(コンビニFAXでOK)
  • 重要ポイント、先方から動的なレスは(先方の考える)最小限しかない。
    • 「申請がOKか?」の結果連絡はこないし、書類がとどいたかも連絡はない(困る)
    • 「書類送ったのですが?」ときいても、「とどいていたら処理されるでしょう」みたいなレスがきて察してもらえません。よくて「今度書類を送りますので(それにかいてあるだろう)」みたいなことを言われます。
    • ストレートに「おくった申請書類はそちらにとどいていますか?」「都合があるので、書類があとで送られてくることは承知しておりますが、審査などが通過して申し込みは完了したのかお教えください」くらいちゃんとききましょう。
  • なお、電話とFAXと郵送だけに見えますが、担当者の人に電話して「メールでやり取りできませんか?」と言えばメアドがでてきます(先方から提案されることもあります)
  • 料金支払は、事前に必要(机など、一部追加のレンタルは現地現金決済)

下見について

  • 先方はとても熱意があり、フレンドリーです、下見に行くと、きちんと説明いただけます。
  • 下見はとても重要です。私は遠方なので当日まで現地にいけませんでしたが、ついでの用事で妻にいってもらいまして、とても様々な知見が得られました。その下見ナシではうまく組み立てられなかったかもしれません。
    • (私は一度開催までやったので、もし下見に行けない人がいれば、聞いてもらえれば質問には答えられると思います)
  • 先方は(当時は)まだ会場レンタルのプロではないので、抑えどころだけを教えてもらえるわけではないようです。
  • 下見に行く前にはチェックリストをつくってもっていかないと「時間切れ」になる可能性があります
  • (チェックリスト自体はここでは省略するが、希望があれば…)

立地について

  • 岡山駅からは路面電車かタクシー
  • 歩けなくもないが、あるくものでもない
  • 城なので、多少の上り下りはある、「バリアフリーではない」
  • すぐいける徒歩圏内にコンビニは無い
  • 岡山駅前までもどれば、必要なものはまず揃う

搬入系について

  • 車両で搬入するなら、十分に事前に相談し、疑問をなくすこと。先方は特に慣れていません。
    • 経路
    • 荷降ろし場所
    • 時刻
    • 事前連絡
    • 駐車するか?受け渡しですぐに去るか?
  • 事前(前日)搬入、事後(後日)搬出不可です。当日全部やる必要があります。
    • 30分前くらいなら搬入させてもらえたけど、1Fに置けるだけで多分特例的なもの。17:00までは他の一般のお客様もいらっしゃるので、当然だとおもいます。
    • 宅配の当日着荷テクは不可能とおもわれる(宅配の現地着荷は一つもためしていません)
    • (正直、前日にスクリーンや機材を着荷できて、集荷できるとものすごい楽なのだが…。まあ難しいわな。着荷だけでもとは思うが)
  • 普通の業者に配送先を伝えると「えっ、岡山城?のどこですか?何区?天守閣?え?」というところから話を始める必要があります。
    • とはいえ、「城の南にある橋を開けるので、そこまできてください、迎えに行きます」と言えば伝わりました
    • 搬入搬出には「橋」を通行させますが、このあたり詳しくは担当者の人に確認してください、いろいろあります。
      • 普通自動車や軽トラなら普通に渡れる
      • 橋は施錠されているので、解錠を依頼する必要があります
      • 解錠しても、勝手に施錠されることがあります(ロック管理が1箇所ではないらしい…)
      • 一度「開いてるのでお願い」=>「あいてない!」で連携事故になりました。
      • 施錠しないように言うか、都度解錠を依頼しましょう。
  • ケータリングはやゴミ業者は…
    • 橋をわたって、もう少し奥までいける所がある(担当者に聞いてください)
    • あるいは、橋で受け取って根性解決(するしかないことが一回あった)
  • 不明門近くに、特別割当駐車スペースを借りられる
    • 「ケータリング業者やゴミ処理業者など、長時間駐車しない車はこの範疇ではない(駐車の申請は不要)」
    • 天守閣までは遠い
    • 台車が入れる経路はない、がんばれ。
    • 昼の不明門をかりていても、駐車できるのは天守閣レンタル時間だけ、ということがある(あった)。ちゃんと確認しましょう。

誘導について

  • 基本的に、天守閣はわかりやすいです。見ればわかる。
  • 不明門は微妙に分かりづらいです、(やらなかったですが)地図を書いたり、動画をつくったほうが(有志がつくってくれた)良いかも。
  • 迷うひとはちょっと早めにきててね!とか、ちょっとだけの間、サンドイッチマンを立たせたりとか、それくらいは必要かも。
  • 天守閣の前の広場はとても広いので、一旦そこで集合としてもおそらくは迷惑にならないでしょう
    • まあ、わたしは「大人なんだからみんながんばれ!」の精神でした

飲食物、喫煙所について

  • 飲料購入について
    • 自販機は天守閣前の広場にある
  • 食料購入について
    • 近所にコンビニや飯屋はすくない
    • 日中は、「通常の料金をはらって天守閣に入場すれば」茶店などがあるはず…。
    • 昼飯は食べてきてね!のほうがよさそう
  • 喫煙所は、天守閣前の広場にある(屋内にはない)
    • 門番している警備員さんにお願いして入退出する
      • (この人件費コストを考えるだけでも、城レンタルってめちゃめちゃ安いな…)
  • 飲食・飲酒可否などについて
    • 文化財ではないとしても、立派な建造物である。文化財も設置されている。
    • レギュレーションが変わる可能性が非常にたかいので、ここではあえて明記しない。
    • 担当者と話し、かならずエビデンスを残すことをおすすめする。
      • 遠隔で開催すると、打ち合わせが電話メインで本当にきびしいので、メールメインにすることをおすすめする…。
    • また、当日突然追加になる可能性もある、そこを柔軟に対応できるようにスタッフにも事前周知したほうがよいだろう。
  • トイレ
    • 天守閣にはトイレがあります。
    • 不明門にはありません、天守閣までいって借ります。借りるのには特殊な手順が必要です。(確認してください)

酒等をどう冷やすか?

  • 城には(当然ながら)冷蔵庫はない
  • 岡山にカクヤスやamazon prime nowはない
  • 駅前のビックカメラは時間指定のクール便が送れるが、前日15:00までに注文する必要がある(し、厳密な時間指定配送はむずかしいと思う)
  • 冷えているものをタクシーで買いに行き、折りたたみクーラーボックスと氷という原始的な手法で対処した
    • ドンキ等に売っている

ケータリングなどについて

  • 城の夜間利用公式サイトに様々な業者リストがある。こだわりがなければ「おそらく」それらをつかうのが近道
    • 個人的には高いか、ピンとこなかったので自前で選ぶ事になった
  • (城に届けたことがない)普通の弁当配達や仕出し業者でも、言えば配達できる
    • 城の下で受け取るか、現場まで持っていくか決めておき、そこを業者と意思共有すること(重要です)
    • 今回は城の下で受け取って、スタッフが現場まで運んだ
  • 当日に弁当ガラ(ゴミ)を回収できる業者はほとんどないので、別途準備する
  • ホテルの「完全ケータリング」なら冷たい飲み物まであるが、仕出しには当然ない。
  • (この時使った業者名は聞いてくれれば教えます)

PAについて

  • 機材スペックなど詳しくは問い合わせや公式サイトで
  • 不明門
    • 非常にオールドスクールなポータブルワイヤレスマイク&アンプを借りられる
    • マイクスタンドはなかった(と思う
  • 天守
    • ちょっといい感じのミキサー&パワードスピーカーと有線マイクが借りられる
    • (ワイヤレスはなかった)
    • マイクスタンドも借りられる
    • 取説はないので、PA機器の知識がゼロならPAの人を雇うべき(雇えます)
    • いろいろバラで借りるのでモノが明らかに足りない場合もある。「自分で」必要であろう物品チェックリストを用意したり、足りなければ1F事務所に聞きに行きましょう。

プロジェクターについて

  • 問い合わせ時にはなかった
    • 「しかし当日、不明門にはプロジェクタが!!」
      • が、つかえなかった(動作未確認とのこと)
        • 今後は準備使えるのかもしれないので問い合わせましょう(多分熱くプッシュしたらやってくれると思う、城の皆さんには熱意はあった)
  • ということで持ち込み
    • プロジェクタを借りる業者を探す
      • 現地の業者をできるだけつかう!というのが私のポリシーなのだが、どこにされたとはいわないが、ものすごい塩対応されたので、素直に東京の業者をつかった。あなたが個人でお金を節約するなら絶対にそれが良いだろう。(法人でお金がある?ダスキンレントオールとかに頼むといいのでは)
    • スペックについて
      • 門で、50人入れるなら80inchくらいは欲しいと思う。
      • 門も天守閣も照明調整はむずかしいので(激安製品の謎スペックではない、リアルなスペックで)3~4000ルーメンはだせる明るいプロジェクタと、良いスクリーンをおすすめします
    • (アマチュアの方へ)スクリーンレンタルはすごくむずかしい。
      • 宅急便でおくれない(大きいので、特殊な配送依頼をする必要がある、例ヤマト便)
      • 返送も、スクリーンはコンビニからできない(業者によるが、プロジェクタ本体はできて便利)
      • 同じ会社でもスクリーンだけは「個人の家には送れない」「会社でないと駄目」という事も多い、早めに確認を。
      • 結論から言って、買って使い捨てたほうが楽で安い。amazonで1〜2万(なんと送料込み)なので。(ごみ処理をちゃんとやるなら、ね)
        • 勿論、amazonから届く自宅、または協力者宅の住所と、そこから城へ持っていく必要があるので車等は必要
        • JRの規約では長尺物は 2m 以下なら運べるぞ!(まめちしき)
        • ただし、タクシーにはのりません!
    • (よく言われる)スクリーン用意できないから、壁に投影について
      • 高い所に平面があればできるが、現場はそこまで都合良くなかった
      • 低い高さの平面ならパーティションがあったが…(レポート写真などみてください)低いと頭で見えなくなるので…。
      • そもそも読みづらいし、テンションが上がらない(個人の主観です)

机、椅子、電源、Wifiについて

    • 許可をとれば、門内部に机も椅子も大量にあるので、自分でならべればよい。最後は自分で元の形に片付ける。
    • 電源は多少壁にコンセントがあるが、ブレーカーが落ちやすいと注意はされた(おちなかったが)
    • Wifiはない
    • 部屋の広さに対して空調のパワーは弱い。すごい暑い日、寒い日は要注意か。
  • 天守
    • 椅子、机は備え付けのものと、追加オーダーするものに分かれている
    • 詳しくは問い合わせを、とはいえ安いので借りるだけ借りてしまうとよいのではないか
    • 申請後でも椅子・机は増やせる。差分は現地現金決済
    • ITエンジニアから見れば、wifiは無い(断言)
    • 電源は無いものと思ったほうが良い

ごみ処理について

  • ゴミ回収業者に依頼すると「ある時刻にゴミ捨て場が城の近くにできる」みたいな事ができる。ゴミ袋を用意したり、ゴミを分別したり、ゴミ捨て場(になる軽トラ)まで運ぶのは自分でやる(当然なのだが、一応ね)
  • 事前に確定すべき要件
    • どういうゴミが出るか、弁当ガラとか
    • 量も考える必要がある(40Lゴミ袋X個分とか、まあここは経験が必要かも)
      • 多くみつもる分には余分な金がかかるだけだが、乗り切らないとゴミをかかえて途方にくれるしかないので、多めに見積もりましょう。
    • 回収時刻は土曜の夜21時(東京と違って、割とやってくれない
    • 個人相手でも商売してくれるか?(ry
    • 指定の場所に柔軟にきてくれるか?(「城に…」「城ってどこ?」みたいなやり取りをする)
    • お値段が順当か?
  • 良い業者を見つけるんだ、電話しまくれ。
    • ウェブからはあんまりみつからない(タウンページとかまで使った)
    • 正直、どこも「遠方のよくわからん素人相手」をしたくないらしい(まあそりゃそうだ)
    • ただ、それでも割とすばやくレスくれる所はありますので、電話してみるとよいです
    • 聞いてくれれば、一応前回お世話になった業者を紹介はできます
  • 費用感をあまり具体的なことを書くとアレなのでかきづらいのだが…
    • 何社にも問い合わせをした結果からいうと2万〜4万 (軽トラ一台、作業者は1名)

不明門と天守閣の借りられる時間タイムラグ問題について

  • 門は17:00まで
  • 天守閣は17:30から
  • 30分のミッシングリンクがある
    • (実際は門のイベント終了がぴったり!ということはありえないだろうから、もうちょっと伸びるわけで)
  • …これは改善してほしいw、たとえば門を18:00までにするとか。
  • (まあ、天気がよければ、目の前の公園にいくとかでもいいんだけど)

まとめ

  • 正直、もともとの用途が違うのだから、使いづらい会場である
  • 外観は勿論最高だが、内装は…なかなか不思議な感じはあるw だからこそこういう事ができるのだろうが。
  • 職員の皆さんはとても熱意がある。親切、なので、頑張れば大体どうにかなる
  • 第一回目だというところもあろうのだろうが、参加者には高評価であった