uzullaがブログ

uzullaがブログです。

ヤパチーでSlackをスタッフ間やりとりで活用したお話

特に目新しい事はないかもしれないけど、YAP(achimon)C::Asia Hachioji 2016mid in Shinagawaのイベント運営において、どういうSlack運用だったかききたいという要望があったので、雑に書いておきます。

こんな事より、主催としてヤパチー総括を書けというのは全くそうなのですが、今日は三つもYoutube公開にしたし許してくれ!!

なんか不明なことあったらコメントで聞いて下さい。追記します。

Slack自体

普通のSlackで無料の範囲でやっています。一つだけつくりました。

ログについて

無料のSlackはログが蒸発していきますが、私はログをとりたかったのでいくつかオプションを考えました。

  • 金を払う
  • 外部にログを貯める、GASでGoogleDocsにためる
  • slackarchive.ioを利用する

今回スタッフSlackは50人弱の参加者がいたので、お金をはらうオプションは早々に捨てました。

Gogole Docsに貯めるスクリプトは上手く動けばよかったのですが、タイムアウトが連発して不安になったのでやめました。

最終的に、slackarchive.ioを紹介されたので、それを使う事にしました。

SlackArchive.io - Public chat archive for your Slack team

まず、slackarchive.ioに保存されたログは無料だと「公開」されます(DMやボットをinviteしないチャンネルは公開されません)、今回は問題になりませんでした。

また、申請して認証レスポンスがあるまでちょっとタイムラグがあります。私は四日くらいだったかな、のんびり待ちましょう。

ログを取るchに忘れずにbotをInviteする必要があるので気を付けましょう。

最終的に外部のログ検索をどれくらいつかったかといわれれば、まああんまりつかわなかったのですが(積極的にGithubへおとしこんだので)、一度だけクリティカルに役立ったことがあるので、やはりログは必要だったな、と言うのが私の感想です。

Slackへのメンバー招待について

一人一人招待するのは苦行なので招待フォームを使いました。しかしどれもRubyとかだったのでいまいちピンとこない(私はPHPer)ということで、自前で招待フォームをつくりました。

github.com

招待フォームはさくらインターネットさんのarukasが無料だったのでそれをつかいました、乞食ですね、すみません!arukasはDockerになれているなら結構使いやすくて良い感じです。 https://arukas.io/

なお、公開フォームは特に伏せてはおらず、ya8cのSlackにはスタッフではない人もいました。今回オープンで行こうと決めていたので、隠すことがほとんどなかったので。

全員スマホ必須

今回、スマホにSlackをいれるのは必須としました(いなかったけど、つまりガラケーの人はボランティアスタッフとして参加できない)。

チャンネル構成について

見せた方が早いので、以下がほぼ全部のchです。(あと、ボットのchがあった)

f:id:uzulla:20160711215651p:plain 

基本的に、できるだけ公開チャンネルではなしてもらっていました、情報を後世にのこしたかったので。

  • general 全体へのおしらせなど
  • random 雑談
  • staff スタッフ業務っぽいこと
  • password_room パスワード共有メモ
  • i_love_net ネット対応班のルーム
  • destroyed chのリネームのやり方がわからなかった人いた、という悲しい記憶のch(特に意味はない、削除はできる)
  • 他はみたらわかりそうなので省略

Priv_staffというのはプライベートチャンネルで、外部にみせたくないもの、後世にのこしてもアレなもの、個人情報とか、落とし物とか、「公開していいのか不安…」という情報はここにかいてもらいました。スタッフであれば全員はいってもらいました。

当日は、staffとpriv_staffは全員が見るもの、あとはチーム(Aルーム担当チーム、受付チーム、ネット担当チーム…等)のchにははいってくれ、という感じです。

priv_core_staffはコアスタッフ数人が入っていたchで、主に僕が「ドタキャン…ドタキャン…」と愚痴と弱音を吐いていたところです。

通知について

SlackのPush通知設定を適切にしてもらいました。

Staff チャンネルだけはAny kind of activity で通知がとぶようにしてもらい、なおかつNotificationのTimingをAs Quickly as possibleにしてもらいました。

このあたりちょっと設定ややこしいし、普段Slackを使い込んでいない人は、ちゃんと即時通知が設定できてるかテストした方が良い。

ただ、ピコーンってトーク中になると困るので、当日はマナーモードにせざるをえません。

ということで、リーダーの人には可能なかぎりイヤフォンやBluetoothヘッドセットを装着してもらい、通知の見落とし(?)がないようにしてもらいました。

主観ですが、私は見落としがほとんどなかったので、非常によかったと思います。

余談、Androidの着信音について

AndroidってBTヘッドセットやイヤフォンをつけていてもSlackの通知音が本体から鳴る(場合もある)んですよね、すごい困る。

私はSoundAboutというアプリをつかって解決しました。数日なら無料でつかえますが、数日をこえると有料です(すくなくとも、BT使う人が使いたい機能はPro版にしかないとおもうので、購入することになるでしょう)

play.google.com

にたようなアプリは他にもあるっぽいです。

余談、iPhoneの通知音について

f:id:uzulla:20160711225603p:plain

とのこと。

applewatch使ってる人は気を付けましょう。 (Apple Watchをつかってなければ、iPhoneの場合は私がしるかぎり問題なくイヤフォンもBTヘッドセットもそちらからだけ音が出せます)

Do not disturbについて

Slackを含め、最近のスマホの通知は「○時から○時までは通知をとばさない」という設定ができます。

これが結構クセモノで、こういうイベントって割と早朝(6時とか、すくなくとも私が普段おきる昼頃よりは早く)から活動する事になるので、それに見事にひっかかります。

つまり、通知がとばない=寝坊してる人をたたきおこせない=死。みたいな死〜んが想定されます。(今回は幸運にもそういった事態はおこりませんでしたが)

これになると、冷や汗ものが想定されるので、重要な人は当日これらの設定は切ってもらう(少なくとも電話だけは…)等した方が良いと思います。

DND設定は複数段(OS、アプリ、サービス設定)になっていることが多いので、テストもしましょう。

電話機能について

今はSlackにも電話機能がついています。「おっこれはつかえそう!」って思ったんですけど、割とつかわなかった。

通話品質については、音はよいけど遅延はギリギリという感じ。それでもチャットよりは話が早いです。

これで電話番号というセンシティブ情報をシェアしなくてよい!…はずだったんですが、どうにもiPhoneだと着信の出来がわるくて、一回しか通知音がなりませんでした(当時)。Androidはそこらへん大丈夫だったんですがね。

(結局各部門リーダーの携帯電話番号を物理シェアしました…、「リアル電話はいつでもつかっていいよ」と通達し、制限はしていませんでした。ただ、通話料かかるから、こっちのほうがいいんじゃない?くらい)

一応着信履歴ものこるので、便利(だったはず)。

なお、この電話機能はデフォルトではOffになっているようで、Slackの管理画面でオーナーによる設定変更が必要です。

アバターアイコンを本人の実写に

これは主観的にも、客観的にも非常に効果的だったのですが、「できるだけ」Slackのアイコンを実写にしてもらいました。

ボランティアスタッフって、初めて会う人も多いわけでどうやっても顔と名前をおぼえられないものです、これがSlackのアイコンになった瞬間に全部解決しました。本当にすばらしかった。

みんなも普段からこうやってアイコンをつかうといいと思います。イノベーションです。

「後はハンドル名が読みづらい問題」あるいは「GithubやSlackなどでNickがバラバラ問題」が解決することを祈りましょう。

バイルバッテリー

人にもよるでしょうが、モバイルバッテリーは結構重要だとおもいます。

デカイものはそこまで重要ではなく、3000mAhくらいでよいのではないですかね?

できなかったけど、やってもよかったこと

Slackのプロフィール情報をちゃんとかいたらいいんじゃないかなとおもいました。電話番号や、自分のハンドルの読み方など、書ける事は色々ある。自分はTEL番号かいておきましたが、見る人は多分いなかったやろな…。

ボットや外部サービスとの連携について

Github連携などですが、スタッフからリクエストがあったので、一応GithubのISSUEなどのNotificationをながすChをつくりました。

ただ、実際にやくだっていたのかはよくわかりません。(私は他のツールで監視していたので)

後、他にも当日言った事もあるかもなんですが

Home · hachiojipm/yapcasia-8oji-2016mid Wiki · GitHub

ここに全部かいてあるので、ここをみたらあると思います。

まとめ、コンペティターとの比較

過去、元祖YAPCのスタッフをやったときにはSlack以外にもLINEと、Facebook二つのIMをつかった例があったのですが、今回のケースにおいては断然どちらよりも良いです。

  • チャットの画面が広い
  • デカイ画像ファイルをストレス無く送信できる
  • PCでもみれる、っていうかPCで見たい(ネット班はPCでみていたはず)
  • 検索UIが断然良い
  • 「私用」アカウントと分離できる(人それぞれですが「おともだち」ではないので)
  • チャンネルが沢山あっても破滅しづらい(しないとはいわない)

ログが1万件で蒸発するのだけが悩みですが、そうそう1万はいかないとおもうので、外部ログに転送すれば十分だとおもいます。

欠点は重い事ですかね、多数のSlackにjoinしているとスマホのチーム切り替えUIどうにかならんのか、という気分になれます。

本当にスマホだけならLINEに軍配があがるかもなんですが(特に通知や通話周り)、私はちょくちょくカメラの写真をスマホに転送して雑にi_love_net chになげこみ、ネット班がタイムテーブルをみながら情報を付与してツイートする等の運用をしていました、そして彼らはPCをつかうからこそ高速にツイートできました(多分)そう考えるとやっぱりPCネイティブなSlackはこれらより強いですよね。

まとめ、Slackは最高か?これだけでいいのか?

オチからいえば、当日はSlackコミュニケーションより(リアルな)相対のコミュニケーションが多かったとおもいます。

全部をSlackでやるのは不可能というか、「チャットでコミュニケーションする」のはスキルなんですよね。私は良いけど、面倒だったり、おっくうだったりする人が多いし、最終的に一言もSlackで発言していない人もいます。

それが悪いということではなくて、そういうもんなので、あくまでSlackはコミュニケーション手段の一つだととらえ、これでやれ!という強制は特にしませんでした。

まあ、スタッフ構成(編成)の結果(成果)だとおもいますがが、当日はそこまでSlackもりあがりませんでした(もりあがらずにすみました)。

つまり、Slack最高!(金があればさらに)